我們或許都有過這種經驗,坐在長型的會議桌前,周圍坐著主管與同事,螢幕畫面上顯示簡報的頁面和全球各地與會的遠距同事。

感覺像是聆聽了一個世紀之久,簡報終於來到最後一頁 ”有問題嗎?” 與會的每個人都互相看了一眼…然後沈默 。”很好,對於今天的會議我們都有了共識。”然後,主持人宣布會議結束,大家又各自回到工作崗位上。

這樣的會議模式大大降低了協同合作

這種會議模式,讓員工無法高效率地進行協同合作,其中很大一部分原因在於會議室的設計,沒有考慮到協同合作的情境。從參與者過於制式化的座位設計、厚重的長會議桌和龐大、昂貴的會議設備,這些都很難讓人能放鬆心情進行天馬行空的發想或討論一些創新提案。幸運的是,近年來Huddle room(非正式小型會議空間)的設計和先進的科技解決了這個多方、遠距的溝通問題。

但為什麼需要了解Huddle room這樣新型態的會議空間呢?

首先,Huddle room是什麼?

以下幫助您快速了解Huddle room:
Huddle room 通常包含:

這些可容納3-4人的討論空間,通常會設在辦公室公共開放式樓層中的一個僻靜的地方,以便保有開會的隱私性。這不是顛覆以往會議模式的革命,但它提供了一些特別的空間,團隊成員能夠放鬆會面、討論後取得共識,而不會覺得有一隻眼睛正緊迫盯著討論成果。 但是,為何您還需要了解Huddle room呢?

建立一個更令人滿意的高效團隊

整體而言,Huddle room已經展現改善團隊的生產力。

Huddle room解決傳統會議室溝通的問題,提供一個有隱私性、適合小團隊以及成員間能更緊密地討論問題的場所。這種環境有助於鼓勵團隊成員,特別是資歷較淺的成員,在輕鬆、舒適的互動場合中勇於提出意見,並和團隊共同分享不同的想法和經驗。

以上這些特點,使Huddle room相較於傳統會議室,在開會時能達到更有效率的成果。正如許多研究顯示,讓員工滿意才會有更高的生產力 ,因為他們願意為公司的目標奮鬥。

這種會議空間的設計,讓員工能充分提出想法,進而達到完美的溝通,尤其是對年輕員工而言,他們希望工作能更有彈性、公司能願意敞開胸懷接受新科技和社會潮流的趨勢。

只有四個人的會議空間有需要使用一套視訊會議設備嗎?

「這似乎有點浪費」
「不,不會的!!!」

在視訊會議時,Huddle room的空間設計是團隊協力合作的一大助力。隨著新科技和 經濟實惠的專業通訊整合解決方案推出,與會者能夠透過視訊會議開始創意發想、業務洽談、參與協作專案等。全球化人力的趨勢,讓遠距員工和內部成員間的溝通變得更加重要,而Huddle room是一個促進溝通,使團隊合作無間,獲得更好的成效的絕佳選擇。

根據美國研究資料顯示, 美國目前的人口趨勢,其中44%的人未滿34歲,在未來5到10年內,他們將在勞動力市場中佔據重要地位。 而 RingCentral UK Ltd.在最近進行的YouGov調查中發現,18-34歲的受訪者中,有27%的受訪者每周至少會使用一次商務視訊會議,39%的受訪者表示在未來12個月內,他們將花更多時間在視訊會議電話上。

這些調查結果,勾勒出未來商務團隊協作模式的畫面。我們期望即將進入職場的年輕世代,不僅追隨著目前的通訊發展趨勢,也希望更多的先進科技能協助他們靈活地進行團隊協同合作。提供工作上所需要的嶄新科技和優質環境,絕對是邁向成功未來的必要條件,同時也能大幅度提升員工的工作效率。

總結

企業主要謹記在心,惟有讓員工滿意以及順暢地進行會議溝通,才能提高工作效率,提升團隊競爭優勢,邁向成功之路。


營造一個滿足員工需求的環境,是值得您花心思去經營的。請記住,讓您的員工對工作感到興奮、投入、成長和快樂,他們才會更願意為工作全力以赴。