在你完成遠距協作的準備工作之後 (選擇合適的會議室、服裝、會議軟體與會議時間)，點擊「加入會議」並開始工作。

現在，你有多年的經驗知道如何成功地主持會議，即使是視訊會議也一樣，但你仍然需要參考以下訣竅，來確保你真正準備好歡迎你的遠距與會者。

使用高品質的視訊會議設備

購買高品質的視訊會議攝影機與麥克風。好比你不會在面對面的會議中喃喃自語或刻意調暗燈光，那為什麼要冒險使用劣質的攝影機與麥克風呢？可能產生影音上的失真影響訊息傳遞。如果一場視訊會議持續地被設備上的問題干擾，會導致你與你的夥伴溝通不順暢，只好切換到互動較少的純語音會談，或甚至放棄。

一套優質的遠距協作解決方案可適用於各種使用情境，無論你是居家辦公、在中型會議室或大型會議室開會，都可以透過攝影機、喇叭麥克風，與多合一設備來最大化會議效率。

讓遠距與會者感覺身歷其境

讓遠距參與者感覺自己就像與你在會議室一樣，若他們感覺與你的距離越遠，他們越容易拒絕你的業務提案，試試這些技巧：

• 將攝影機設置與眼同高，讓你能自然地與夥伴眼神交流，否則，他們會感覺你的眼神方向偏上或偏下。
• 使用能夠追蹤發言者的設備，讓畫面可以自動保持在發言者身上，當輪到其他人發言時，鏡頭可以跟隨發言者至會議室前方的展示物旁，完美地模擬了實體會議。
• 使用高倍變焦的會議鏡頭，讓遠距與會者能近距離檢視原型上的細節，或是你忘記加入簡報的圖檔，圓展推薦具有18倍總放大倍數的 CAM520 Pro 視訊會議攝影機。
• 使用有自動調整視角功能的攝影機，當有人遲到並坐在視野範圍外時，你不會因為手動平移、傾斜、縮放而讓遠距與會者感到不適；攝影機會迅速且自然地調整視角。
• 使用能夠讓遠距與會者分享檔案且隨時做筆記的會議軟體。

充分利用鏡頭視野外的空間

你想讓遠距與會者感覺他們就像在會議室裡，但事實是他們不在。他們看不見攝影機視野範圍之外的空間，而你可以妥善利用這些空間。

將筆記、小抄與攝影機一樣放置在視線水平方向，然後你可以專注在客戶或夥伴上，並即時進行調整而不會顯得手忙腳亂。你甚至可以請工讀生在鏡頭視野外拿著提示卡，提醒你報告時間剩最後一分鐘。這些小技巧讓你能夠在輕鬆的情境下溝通，你可以提升與內部同仁或外部客戶談話內容的專業性，使視訊會議更有效率。