你可能曾聽過美國開國元勳富蘭克林 (Benjamin Franklin) 所說的這句名言：「沒做好準備，那就準備失敗。」雖然這建言最初的是為了誰而講的已不可考，但它的真實性卻不容質疑。在生活的各個方面，甚至包含遠距協作，未雨綢繆都是極為重要的。
實體與視訊會議的籌備過程其實並無太大的差異，不論你跟開會的同仁是在同間辦公室或是不同國家、州別，你都會需要收集與會者的資料、熟悉簡報內容等等，然而與會成員間的距離卻會額外產生一些籌備中特別需要注意的挑戰。
這裡提供你一些可以克服這些困難的小訣竅：
1. 選擇適合視訊會議的會議室
在挑選會議室時，盡可能選擇在收音及採光上較適合進行視訊會議的辦公室，如果會議空間不盡完美，則可以選擇有去除回音與自動校正光源功能的產品，像圓展的 VB342+ 與 VC520 Pro 便能協助你彌補會議環境中的小缺陷。你的會議室準備得越周到，你的溝通就能越順利，更有機會能達成完美的遠距協作。
2. 選擇合適的與會服裝
參與視訊會議時的著裝規範與參加一般沒有攝影需求的會議有著些微的差異。醒目的圖案、與膚色或周遭環境相近的顏色、部分珠寶配件都可能成為干擾視訊的元素，因為它們都有可能會讓視訊畫面變得模糊或沒有焦點。對此，專家們提出了以下幾點建議：
- 顏色搭配
美國 Plum Productions 製片公司的創意總監 Jennifer Jager 建議：「參與視訊會議時可選擇穿著暖色系的服裝，像是藍綠色、鈷藍色、紫色和珊瑚色都會讓你十分上相。」
- 圖案選擇
「衣服的選擇上建議避開條紋、動物斑紋、格紋等複雜的圖案 」Pragmatic 的行銷總監 April Whitzman 表示：「這不僅僅是因為這些花樣容易讓觀眾分心，同時也因為它們可能會使攝影畫面出現如莫瑞效應等畫面扭曲現象。」
- 珠寶配件
Entrepreneur 的專欄作家 Jacqueline Whitmore 提到：「簡潔的珠寶配件是最好的選擇。千萬不要配戴垂墜式耳環或任何在你移動時可能影響收音的配件。」
3. 提升辦公室的協作性
你所使用的視訊會議模式真的有滿足你與與會同仁的需求嗎? 你可能習慣使用如 EVC170 這類的 Codec 點對點會議系統來維護隱私安全性，但其實平台的通用性也很重要。有一天當你要遠距面試應徵者，或是跟第三世界國家的公司洽談通路合作時，對方可能只有WhatsApp或Line之類的視訊App，因此在備有點對點的視訊設備外，同時也準備隨插即用的USB攝影機，如 CAM340+ ，來提升遠距會議的協作性。
4. 確保會議時間符合各時區需求
當籌備一場跨國會議時，要記得對你而言恰當的會議時間，可能是其他與會者的夜半時分。就算你的數學能力很好，可以靠心算換算各國時間，也可能偶爾會搞混而安排了不恰當的會議時間。但調整會議時間則會延遲工作進度，同時也降低了工作效率。為了避免這樣的困擾，建議可以下載一些時區換算相關的App，或者將像是 everytimezone.com 這類的線上時區換算網頁加入我的最愛，以便於設定會議時間時可即時做到再次確認。
在下一篇文章中我們將會分享更多遠距協作的小訣竅，讓你瞭解在會議中有什麼需要注意的事情。在此之前，你可以點擊下面按鈕，了解更多本篇文章中介紹到的視訊會議解決方案/機型。